Section VII : Documentation d’audit 

2.51.    Selon l’ISSAI 2230, une documentation d’audit appropriée doit :

• confirmer et étayer les opinions et les rapports de l’auditeur ;
• constituer une source d’informations dans le cadre de l’élaboration des rapports et de la réponse à toute demande émanant de l’organisation auditée ou de toute autre partie ;
• attester du respect, par l’auditeur, des normes d’audit ;
• faciliter la planification, la supervision et la revue ;
• contribuer au développement professionnel de l’auditeur ;
• contribuer à assurer que les tâches déléguées ont été exécutées de manière satisfaisante ;
• apporter des éléments probants. 

2.52.    Selon ISSAI 2230 (ISA 230), la documentation désigne les documents contenant les informations relatives aux procédures d’audit mises en œuvre, aux éléments probants obtenus ou aux conclusions auxquelles l’auditeur est parvenu (dossiers de travail ou feuilles de travail). 

2.53.    Les dossiers de travail peuvent être sur papier, sur support électronique ou sur tout autre support fiable.

2.54.    Les auditeurs doivent établir une documentation d’audit qui soit suffisamment détaillée pour permettre de comprendre clairement les travaux réalisés, les éléments probants obtenus et les conclusions formulées.

2.55.    Les principes fondamentaux de l’INTOSAI disposent que l’auditeur doit s’assurer que les documents de travail contiennent des preuves permettant d’étayer suffisamment les conclusions, les opinions et les recommandations émises. 

2.56.    La documentation d’audit doit être codifiée en vue de faciliter son rangement. À cet effet, l’équipe d’audit doit décider pendant l’étape préalable, de la manière dont les différents documents seront codifiés et chaque membre de l’équipe a l’obligation d’adopter cette codification. La codification de la documentation d’audit facilite la communication entre les membres de l’équipe d’audit et les travaux de supervision et de révision. 

2.57.    La documentation d’audit comprend les feuilles de travail, le dossier permanent et le dossier courant. 

A.    DOSSIER PERMANENT

2.58.    Le dossier permanent permet de prendre connaissance de l’entité à auditer. Il doit être mis à jour de manière permanente. Il comprend, entre autres, le statut, l’organigramme, les règles comptables et financières, l’historique de l’entité, divers rapports sur l’entité, les systèmes en vigueur dans l’entité, les politiques, ainsi que les directives et procédures mises en place au sein de l’entité (annexe n°6 : Dossier permanent).

B.    DOSSIER COURANT

2.59.    Le dossier courant comprend les documents de l’audit ou de contrôle et les feuilles de travail créés ou utilisés au cours de la mission. Ces documents servent à consigner les principales décisions prises et le travail effectué tout au long du processus de l’audit. Leur contenu et leur présentation témoignent du degré de compétence, des connaissances, de l’expérience et du professionnalisme de l’équipe d’audit. Ces documents permettent de corroborer les renseignements contenus dans le rapport d’audit et de s’assurer du respect des normes professionnelles (annexe n°9 : Dossier courant).

C.    FEUILLES DE TRAVAIL 

2.60.    Les feuilles de travail sont des documents élaborés par l’équipe d’audit en vue de consigner les travaux effectués tout au long du processus d’audit. Elles servent à répertorier les constatations auxquelles sont annexés les éléments probants correspondants. Elles doivent être lisibles et bien structurées pour faciliter les travaux de supervision. Les feuilles de travail sont très importantes au cours de l’audit, car elles contribuent à orienter l’auditeur dans la formulation de l’opinion. 

2.61.    Les feuilles de travail sont codifiées en fonction du dossier courant (annexe n°7 : Liste de contrôle des feuilles de travail). 

D.    ARCHIVAGE ET CONSERVATION DES DOCUMENTS

2.62.    Dans le secteur public, les exigences en matière de documentation et de conservation peuvent être régies par des obligations juridiques relatives, d’une part, à la confidentialité et, d’autre part, à l’accès des tiers.

2.63.    Les membres de l’équipe doivent s’assurer que les dossiers et les feuilles de travail sont utilisés avec soin et protégés correctement.

2.64.    Les dossiers d’audit doivent être conservés dans les conditions non exhaustives suivantes :

• la confidentialité : pour éviter qu’ils ne soient divulgués en violation des normes professionnelles ;
• la sécurité : afin que leur intégrité soit préservée et qu’ainsi, des données n’en soient ni altérées ni soustraites ni ajoutées à l’insu de l’équipe d’audit ;
• la fluidité : afin que les membres de l’équipe ou toute autre personne habilitée y aient un accès rapide, et que leur exploitation subséquente en soit facilitée.

2.65.    La conservation des dossiers d’audit se fait :

• pendant la mission d’audit financier : l’équipe d’audit centralise périodiquement les éléments probants et les garde hors des locaux de l’entité vérifiée.
• après la mission d’audit financier : le chef de mission demande à son équipe d’audit de regrouper tous les dossiers et de les transmettre au service des archives, avec décharge écrite datée. 

2.66.    Le service des archives et de la documentation conserve les dossiers selon le classement spécifique adopté par la Juridiction Financière et doit disposer d’une codification spécifique à la conservation des dossiers de chaque audit.

2.67.    Une documentation de qualité doit permettre à un auditeur expérimenté, n’ayant pas participé à cet audit :

• de comprendre la nature, le calendrier et l’étendue des procédures d’audit exécutées ; 
• d’identifier les éléments probants recueillis ; 
• d’étayer les conclusions formulées sans aucune difficulté.

2.68.    La documentation doit être préparée en temps opportun. Les documents servent d’éléments probants pour étayer l’opinion de l’auditeur et permettent d’examiner le travail d’audit.